Tại sao nên sử dụng email doanh nghiệp?

Email doanh nghiệp được tạo theo tên miền riêng website của công ty nhằm phục vụ việc trao đổi và giao dịch trực tuyến. Việc quản lý tập trung với tên miền riêng sẽ tạo được sự tin cậy cho đối tác, dễ dàng hơn quản lý nội dung email, dung lượng lớn và chống spam hiệu quả.
 

Thông qua nhiều cuộc khảo sát về mức độ uy tín, chuyên nghiệp, hiệu quả và an toàn về việc sử dụng email của các doanh nghiệp cho thấy, hầu hết các email cá nhân, email không sử dụng tên miền đều không mang lại hiệu quả tốt. Từ đây, việc sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền đóng một vai trò vô cùng quan trọng và việc trang bị email doanh nghiệp trở nên vô cùng cần thiết. Và đây là những lý do thôi thúc bạn ngay lập tức trang bị email theo tên miền cho doanh nghiệp:

Việc làm thương hiệu trên internet đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hiện nay. Bên cạnh sự hỗ trợ điều kiện cho doanh nghiệp phát triển thì môi trường này cũng có không ít đơn vị cạnh tranh. Xét về yếu tố cạnh tranh công bằng thì ai mạnh, sản phẩm ai chất lượng, người đó thắng, thế nhưng nếu thương hiệu của bạn không mang lại sự tin cậy trên mọi phương diện chắc chắn cơ hội trở thành đơn vị dẫn đầu sẽ lọt vào tay một doanh nghiệp khác. Chưa kể đến phương thức cạnh tranh không lành mạnh, doanh nghiệp bạn luôn có nguy cơ bị hack website, \, bị ăn cắp thông tin,…

Đặc biệt, đối với hoạt động trao đổi thông tin với đối tác và khách hàng thông qua email, nếu email không đủ độ tin cậy chắc chắn sẽ không tạo dựng được lòng tin. Sử dụng một email các nhân mà bất cứ ai cũng có thể thiết lập được chứng tỏ doanh nghiệp bạn chưa có sự đầu tư đúng đắn để tạo nên sự chuyên nghiệp và độ tin cậy. Chỉ vì những lỗi tưởng chừng đơn giản, nhưng bạn đã đánh mất rất nhiều cơ hội phát triển của doanh nghiệp. Có thể sản phẩm bạn tốt, chất lượng vượt trội nhưng không có độ tin cậy và sự chuyên nghiệp trong cách làm chắc chắn sẽ đạt được thành quả mà bạn kỳ vọng.

Hệ thống email doanh nghiệp thường được trang bị bộ lọc spam và chống virus để giữ cho hộp thư của bạn sạch sẽ và an toàn từ mail rác nguy hiểm. Đồng thời, việc bảo mật thông tin sẽ được thực hiện nghiêm ngặt. Đối với hệ thống bảo mật email doanh nghiệp, mọi thông tin đều có thể được khôi phục nhanh và đầy đủ nhất nếu không may xảy ra sự cố. Điều này hoàn toàn không thể thực hiện đối với các hệ thống email cá nhân thông thường, bởi vậy đã sử dụng email cho mục đích công việc đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị hệ thống email có độ bảo mật tốt nhất. Nguy cơ thông tin bị đánh cắp luôn rình rập, chỉ cần có cơ hội sẽ bị tấn công, vì vậy doanh nghiệp phải tự bảo vệ mình trước khi cầu cứu đến những sự trợ giúp.

Bất kỳ một sự thay đổi nhân sự nào cũng đều không ảnh hưởng đến thông tin cũng như các hoạt động trao đổi trước đó của doanh nghiệp. Bộ phận quản lý nhân sự sẽ dễ dàng lấy lại email hoặc hủy email nếu có nhân viên nghỉ việc. Ứng dụng này nhằm mang lại sự bảo mật tối ưu, đồng thời chính các nhân viên trong công ty cũng có ý thức hơn.

Các nhân viên trong cùng công ty có thể tìm thấy email doanh nghiệp một cách dễ dàng nhờ cùng tên miền. Việc thiết lập email chung, email quản lý cũng thuận tiện hơn rất nhiều.

Ưu điểm nổi bật của email doanh nghiệp là  giao diện thông minh, có khả năng tích hợp trên mobile, tab, PC… cho phép người dùng xử lý công việc ở bất cứ đâu, vô cùng tiện lợi, linh hoạt và tiết kiệm thời gian. Việc làm thương hiệu trên internet của các doanh nghiệp đều hướng đến mục đích tiếp cận khách hàng tốt hơn, hiệu quả hơn. Việc tận dụng email doanh nghiệp để hoàn thành tốt mục đích này là lợi ích rất đáng được chú ý.

Giải pháp toàn diện cho những vấn đề trên là email doanh nghiệp, hiện nay đang có rất nhiều chính sách ưu đãi mà các bạn có thể lựa chọn. Vào xem ngay Chính sách ưu đãi về email doanh nghiệp.

Sự phổ biến của dịch vụ email doanh nghiệp đã cho thấy tầm quan trọng của nó trong các công ty, doanh nghiệp ngày nay. Không chỉ tạo nên sự chuyên nghiệp mà đây còn là giải pháp thông minh cho rất nhiều vấn đề về thông tin của các doanh nghiệp.

Ở các bài viết trước, chúng tôi đã đề cập đến không ít rủi ro có thể gặp phải nếu doanh nghiệp bạn không sử dụng email doanh nghiệp. Ngoài những vấn đề như:

– Nguy cơ bị đánh cắp thông tin.
– Khó khăn trong việc quản lý nhân sự cũng như thông tin nội bộ.
– Khả năng bị xâm nhập, lợi dụng uy tín để thực hiện âm mưu xấu.
– Mất dữ liệu do lỗi hoặc mất thông tin tài khoản.
– Email cá nhân không chuyên nghiệp ảnh hưởng đến uy tín của công ty.

Trong bài viết này, chúng tôi lại tiếp tục đề cập đến những hậu quả khôn lường mà doanh nghiệp có thể gặp phải nếu không dùng email theo tên miền website doanh nghiệp. Như một lời khẳng định mạnh mẽ hơn về vai trò, sự cần thiết của email doanh nghiệp, chúng tôi muốn công ty bạn nhận thức được tầm quan trọng của nó để bảo vệ cho chính mình và tăng sự chuyên nghiệp, uy tín trong quá trình xây dựng thương hiệu trên internet.

Với những email thông thường, bạn sẽ rất khó để kiểm soát được loại email gửi đến và ngăn ngừa những email chứa virus hoặc nội dung không phù hợp. Thông tin của các email cá nhân thông thường sẽ được thu thập rất dễ, nhiều công ty sử dụng chiến dịch quảng các gửi email hàng loạt hoặc một vài hacker gửi email có nội dung xấu khiến bạn cảm thấy phiền phức. Đôi khi email rác đến quá nhiều khiến bạn bỏ lỡ mất một vài email công việc quan trọng, điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ nếu công việc cần gấp và có mức độ nguy hiểm cao, ảnh hưởng đến công việc kinh doanh và uy tín của công ty.

Làm sao để không tiếp tục bị phiền toái nhận email rác? Sử dụng ngay email doanh nghiệp. Hiện nay có rất nhiều doanh nghiệp có chương trình ưu đãi.

Đối với các email sử dụng cùng một tên miền việc tìm kiếm sẽ trở nên hết sức dễ dàng. Chỉ cần một thao tác đơn giản, bạn đã nhanh chóng tìm được người cần gửi trong danh sách rất nhiều người cùng công ty mà không phải mất công tìm kiếm, lo lắng gửi không đúng địa chỉ. Việc thất lạc email, email gửi không đúng người sẽ khiến công việc ngưng trệ và nguy cơ đánh mất thông tin quan trọng. Email doanh nghiệp có dung lượng cao nên khả năng lưu trữ cũng như hỗ trợ tốc độ gửi thư đi vô cùng hiệu quả. Email thông thường tốn một thời gian kha khá mới đến được hộp thư người nhận, còn email doanh nghiệp thì nhanh và rất an toàn.

Doanh nghiệp sẽ không thể quản lý được nội dung trao đổi của nhân viên đối với người ngoài nếu để họ sử dụng email cá nhân. Không ít công ty gặp phải rắc rối chỉ vì nhân viên công ty làm mất thông tin quan trọng của các dự án. Việc thông tin mất kiểm soát nếu bạn không sử dụng email doanh nghiệp, còn ngược lại, nếu dùng email doanh nghiệp thì thông tin sẽ được quản lý chặt chẽ hơn. Nhân viên bắt buộc dùng email doanh nghiệp và nó được trang bị chế độ kiểm soát cũng như bảo mật thông tin rất tốt. Điều này sẽ không để thông tin có cơ hội bị rò rỉ ra ngoài hoặc dễ dàng phát hiện người có dấu hiệu làm mất thông tin.

Để hoàn toàn không mắc phải những rủi ro đáng tiếc, doanh nghiệp đòi hỏi phải trang bị những hình thức bảo vệ thông tin phù hợp hơn. Đồng thời sử dụng email doanh nghiệp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp tăng thêm uy tín, các tính năng hiện đại và tránh khỏi nhiều nguy cơ đánh mất thông tin. Chọn email doanh nghiệp, chọn sự an toàn cho chính mình.

Email doanh nghiệp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc khẳng định sự chuyên nghiệp của một công ty. Hầu hết các thông tin quan trọng của doanh nghiệp khi trao đổi với khách hàng, đối tác và doanh nghiệp đều dùng email. Nếu không dùng email doanh nghiệp theo tên miền, ngoài việc không thể hiện được sự chuyên nghiệp, công ty bạn có thể trở thành tiêu điểm của rất nhiều tác hại khác nhau.

– Bạn vẫn chưa hiểu rõ vai trò của email doanh nghiệp?
– Bạn vẫn chưa thực sự thấy được nguy hiểm khi sử dụng email các nhân để làm việc?
– Email doanh nghiệp để làm gì?

Sau những cảnh báo về tác hại của việc không sử dụng email doanh nghiệp sau đây, chắc chắn bạn sẽ cảm thấy vô cùng lo sợ về việc bảo mật thông tin cũng như uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp mình. Tầm quan trọng của email doanh nghiệp to lớn hơn bạn nghĩ rất nhiều.

Việc sử dụng email cá nhân để trao đổi thông tin với khách hàng mang độ rủi ro rất cao. Bất cứ ai cũng có thể tạo một tài khoản tương tự và giả mạo bạn làm ảnh hưởng không tốt đến công việc kinh doanh hoặc một vài vấn đề quan trọng về tài chính, nội bộ công ty. Đối với những kẻ có ý đồ ngay từ đầu, bạn sẽ bị lọt vào danh sách mục tiêu và email hoàn toàn có thể bị hack bởi những hacker chuyên nghiệp. Cách tốt nhất để bạn tránh khỏi nguy cơ này là sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền website của công ty. Email doanh nghiệp có khả năng bảo mật rất cao, đồng thời có thể khôi phục dữ liệu khi không may gặp sự cố.

Làm việc dưới uy tín của một công ty luôn luôn nhận được sự tin tưởng lớn hơn từ bất kỳ ai. Dù là khách hàng hay đối tác, khi bạn làm việc dưới danh nghĩa là nhân viên của một công ty họ sẽ dễ dàng tiếp nhận và đánh giá cao sự chuyên nghiệp. Còn với email cá nhân, thì hoàn toàn ngược lại, bạn có thể để đánh mất một đối tác quan trọng chỉ vì email hoặc một cái tên email cá nhân không thực sự nghiêm túc, phù hợp với công việc. Ngoài ra, một vài email quảng cáo, khuyến mãi hoặc giới thiệu chính sách sẽ dễ dàng bị xem là tin nhắn rác và không đủ độ tin cậy nếu dùng email cá nhân.

Sự cạnh tranh là điều không thể tránh khỏi khi ngày càng nhiều công ty, doanh nghiệp cùng ngành nghề xuất hiện. Với trường hợp cạnh tranh lành mạnh thì không có gì quá lo lắng ngoài việc không ngừng hoàn thiện sản phẩm, dịch vụ của mình. Còn với trường hợp cạnh tranh không lành mạnh, email của nhân viên có thể là một kẽ hở khiến công ty bạn mất dữ liệu. Việc thiết lập email doanh nghiệp sẽ giúp công ty quản lý nhân sự dễ dàng hơn. Đồng thời có thể kiểm thoát thông tin làm việc qua email và hủy email dễ dàng khi có sự thay đổi nhân sự.

Nhiều trường hợp công việc cần được giải quyết ngay lập tức, nhưng email cá nhân, các loại email thông thường không đủ khả năng tương thích trên nhiều thiết bị khiến cho công việc không thể được xử lý. Chậm trễ có thể gây thất thoát rất lớn về kinh tế, đồng thời trong một vài trường hợp nguy hiểm, công ty, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng điêu đứng, ngưng trệ kinh doanh, mất uy tín.

Tất cả những rắc rối trên hoàn toàn có thể gặp phải nếu như doanh nghiệp bạn đang để nhân viên sử dụng email cá nhân để làm việc và trao đổi những thông tin quan trọng của công ty. Để loại bỏ hoàn toàn những nguy cơ này, việc bạn phải làm ngay là sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp. Không chỉ tạo nên sự uy tín, chuyên nghiệp mà nó còn bảo mật thông tin, hỗ trợ quản lý nhân sự và có khả năng ứng dụng nhiều chức năng hiện đại hơn.

Với rất nhiều lợi ích khác nhau mà email doanh nghiệp mang lại, 4 lý do trên một lần nữa khẳng định lại vai trò của email đối với các công ty trong thời đại hiện nay. Muốn chuyên nghiệp, uy tín, đừng quên trang bị email doanh nghiệp theo tên miền website của doanh nghiệp mình.