Có nên xây dựng email cho doanh nghiệp hay không?

Không phải tự nhiên mà các doanh nghiệp lại xây dựng hệ thống email riêng cho mình. So với chi phí bỏ ra thì việc sở hữu email doanh nghiệp mang lại những lợi ích vượt trội. Nếu đang băn khoăn không biết có nên tạo email cho doanh nghiệp hay không thì bạn có thể tham khảo nội dung dưới đây để đưa ra quyết định đúng đắn nhất!
 

Trước hết, việc sử dụng email doanh nghiệp tạo được sự chuyên nghiệp và tin cậy trong các giao dịch điện tử. Hãy thử tưởng tượng một doanh nghiệp dùng email cá nhân gửi cho bạn một lá thư mang tính chất quan trọng, bạn có cảm thấy tin tưởng hay không? Chắc chắn là nguồn tin sẽ mang tính tin cậy cao hơn nếu họ dùng email doanh nghiệp để gửi. Một email với tên miền công ty cũng sẽ gây được ấn tượng và thiện cảm đầu tiên với người nhận, ngay cả khi họ chưa biết gì về công ty. Thậm chí, có những quy tắc đặt tên email doanh nghiệp sao cho tạo được cảm giác chuyên nghiệp nhất.

>>xem thêm: su dung dich vu email doanh nghiep

Sử dụng một hệ thống email hosting riêng sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng bảo mật cho hệ thống email của mình. Điều này đặc biệt quan trọng với những công ty có lượng khách hàng lớn và dùng email marketing làm công cụ tiếp thị chủ lực. Bạn có thể dùng dịch vụ email doanh nghiệp của các nhà cung cấp như Google, Yahoo… Tuy nhiên, đây không hẳn là giải pháp email cho doanh nghiệp tối ưu nhất. Nếu doanh nghiệp của bạn dùng dịch vụ email của các nhà cung cấp  email hosting uy tín, thì bạn có thể yên tâm hơn khi hệ thống email của mình được cam kết hỗ trợ kịp thời.

Với dung lượng lớn, email doanh nghiệp giúp bạn dễ dàng quản trị hệ thống email nội bộ, phân chia các nhóm email theo từng phòng ban, từng bộ phận để hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Trong thời đại công nghệ số, thì việc đảm bảo thông tin được truyền tải thông suốt là điều quan trọng nhất. Đây là điều mà email cá nhân không thể làm tốt được. Email doanh nghiệp cũng giúp hạn chế tối đa các trường hợp giả mạo email công ty với các mục đích xấu. Việc quản lý nhân viên cũng sẽ tốt hơn khi bạn có thể thực hiện khóa tài khoản đối với những cá nhân không còn làm việc tại công ty nữa.

Với chi phí không cao, email cho doanh nghiệp vừa và nhỏ đang tạo nên cơn sốt lớn. Không những thế, email doanh nghiệp cũng mang sứ mệnh truyền tải bộ mặt thương hiệu của công ty bạn. Một email với tên chuyên nghiệp sẽ tạo được thiện cảm và khắc sâu trong tâm trí người dùng. Hiện tại, có rất nhiều nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp, với các ưu đãi đi kèm rất hấp dẫn. Nếu lựa chọn được nhà cung cấp tốt, họ sẽ đảm bảo hệ thống của bạn hoạt động hiệu quả và khắc phụ sớm nhất các lỗi có thể xảy ra. Đọc xong bài viết này, hẳn bạn đã tìm được đáp án cho câu hỏi “Liệu có nên xây dựng hệ thống email doanh nghiệp hay không?” rồi phải không nào?

Việc sở hữu hệ thống mail doanh nghiệp không có nghĩa là bạn biết cách phát huy lợi ích của nó, vì có những lưu ý để email được dùng hiệu quả nhất! Trước khi xây dựng hệ thống emai doanh nghiệp, bạn phải lựa chọn cách đặt tên sao cho phù hợp. Với những doanh nghiệp có tên ngắn, bạn có thể giữ nguyên tên công ty ở đuôi, ví dụ (@muanhanh.com, @aothun.vn…). Với những tên dài, bạn có thể viết tắt để tên email ngắn gọn hơn (ví dụ công ty Công nghệ Việt có thể đặt đuôi email là @cnv.vn chẳng hạn). Miễn sao email nhìn vào rõ ràng, dễ hiểu, tránh gây lầm tưởng với tên email tương tự của các công ty khác.

Tiếp theo, hệ thống tên các nhóm, các phòng ban cũng cần phải được đặt rõ ràng, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra hiệu quả, tránh trường  hợp gây chồng chéo công việc giữa các phòng ban. Các cách đặt tên email cho doanh nghiệp phổ biến thường thấy là hotrokhachhang@, sale@, customersupport@... Tên email của nhân viên cũng  nên được đặt theo quy tắc nhất định để đảm bảo sự thống nhất và hạn chế gây trùng lặp (ví dụ Nguyễn Ngọc Nga làm ở phòng sale có thể đặt tên là ngann.sale@ ).

Bên cạnh đó bạn cũng cần chú ý những yếu tố khác khi đặt tên email công ty. Website, blog, tên fanpage, youtube hay những kênh truyền thông khác của doanh nghiệp nên được đặt theo cấu trúc thống nhất. Ví dụ website aothun.vn có thể lấy email doanh nghiệp là @aothun.vn, đồng thời facebook fanpage hay youtube channel cũng nên đặt theo cấu trúc như vậy. Tính thống nhất là đặc trưng quan trọng nhất trong việc xây dựng thương hiệu cá nhân cũng như doanh nghiệp.

>>xem thêm: cac loai dich vu email 
 

Một trong những điều đáng quan tâm khi xây dựng email công ty là tránh bị trùng lặp với những công ty khác. Nếu khách hàng đã từng có trải nghiệm xấu về một công ty có tên email tương tự dễ gây nhầm lẫn với công ty bạn, thì có khả năng họ sẽ không mở email hoặc tệ hơn là cho chúng vào hộp spam. Tuy nhiên, điều này cũng không phải là quá phổ biến. Nhưng việc tìm hiểu và kiểm tra kĩ lưỡng sẽ giúp mang đến những hiệu quả tích cực trong việc truyền tải thông tin qua hệ thống email cho doanh nghiệp. Và hãy nhớ nên tránh xa những cụm từ được đăng kí bản quyền.

Bên cạnh những điều trên thì còn một yếu tố nhỏ bạn cần lưu ý, đó là tránh cách đặt tên nhạy cảm. Nghe có vẻ khó hiểu, nhưng thực tế điều này đã xảy ra. Ví dụ @buoingon.vn (công ty bán bưởi), @hunghonghoang.com (doanh nghiệp có tên Hưng Hồng Hoàng). Một cái tên như vậy không chỉ dễ gây hiểu lầm, khiến người đọc cảm thấy rắc rối và khó nhớ mà còn vô tình tạo “vết đen” cho thương hiệu của bạn. Lưu ý cuối cùng là phải chọn các đuôi tên phù hợp, .com, .net hay .vn bạn nhé.

Có thể nói việc đặt tên emai cho doanh nghiệp cũng quan trọng không kém việc đặt tên website hay các kênh thông tin khác. Tên gọi cũng là bộ mặt của công ty, khi bạn dùng email doanh nghiệp cũng có nghĩa là bạn đang đại diện cho tập thể, tổ chức chứ không đơn thuần là ở vai trò cá nhân nữa. Vì vậy việc phổ biến nội quy cho doanh nghiệp khi sử dụng email cũng là điều mà đội ngũ lãnh đạo cần chú ý.

Tags: email doanh nghiệp miễn phí, tạo email công ty miễn phí, gmail cho doanh nghiệp, muốn tạo mail có đuôi tùy thích, gmail cho doanh nghiệp nhỏ, tao mail server, email công ty free, tạo email tên miền riêng với hotmail.